Knowledge management terdiri dari kata knowledge dan management. Knowledge merupakan hasil dari pengolahan informasi yang dapat membantu kita untuk mengambil sebuah keputusan. Keputusan atau ebijakan inilah yang dapat disebut sebagai sebuah knowledge. Manajemen adalah ilmu dan seni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap usaha-usaha para anggota organisasi dan pengunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan sebelumnya.
Jadi apakah itu knowledge management? Knowledge management adalah suatu disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi untuk mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, mengambil, dan berbagi semua aset informasi sebuah perusahaan. Aset ini mungkin termasuk database, dokumen, kebijakan, prosedur, dan keahlian yang sebelumnya untuk menjadi pengalaman dalam pekerja individu.
Sekarang ini knowledge management di dalam suatu perusahaan menjadi sesuatu yang sangat penting. Knowledge management sangat membantu perusahaan untuk mengambil keputusan di masa sekarang maupun di masa yang akan mendatang. Berikut adalah manfaat knowledge management bagi perusahaan :
- Meningkatkan pengambilan keputusan
Knowledge management membantu perusahaan di dalam pengambilan keputusan di mana keputusan yang diambil didasarkan pada pengalaman dari perusahaan itu sendiri.
- Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses
Knowledge management membantu perusahaan dalam peningkatan efisiensi cara kerja dan proses, di mana perusahaan dapat memanajemen setiap pengetahuan dari pegawai senior atau sumber daya yang lain untuk meningkatkan efisiensi perusahaan.
- Meningkatkan kemampuan dalam berinovasi
Knowledge management membantu perusahaan untuk berinovasi di dalam produk perusahaan itu sendiri maupun jasa dengan melihat data customer ataupun data penjualan yang sudah terstruktur.
- Menghemat kebutuhan biaya dan waktu
Dengan pengetahuan yang sudah memadai dan terstruktur, organisasi akan mendapatkan penghematan atas biaya dan waktu yang dibutuhkan.
Apa yang terjadi ketika tidak ada knowledge manajemen di perusahaan? (1) Tidak ada inovasi, (2) Omzet terus turun, (3) Karyawan yang pergi karena resign atau pensiun membawa pengetahuannya tanpa jejak, (4) Mudah terjadi konflik antar karyawan akibat kesalahpahaman, (5) Adanya superman, bukan superteam
Intinya, perusahaan akan kehilangan setiap pengetahuan-pengetahuan penting di dalam perusahaanya. Jika perusahaan membutuhkan pengetahuan itu kembali akan sulit didapat. Hal ini akan berpengaruh kepada peningkatan biaya maupun waktu.
Karena knowledge management juga mencakup “memelihara dan menjaga pengetahuan”, tanpa adanya manajemen pengetahuan “formula rahasia” perusahaan mudah tersebar dan muncul kompetitor yang sulit dilawan karena tahu semua kekuatan dan kelemahan perusahaan tersebut.